Certaines commandes doivent passer par un processus d'approbation. Une personne désignée (un approbateur) doit approuver la commande. Parfois, des approbations supplémentaires sont nécessaires, par une série de responsables, par exemple. Chaque approbateur est associé à un niveau d'approbation (1 étant le niveau inférieur). Si trois niveaux d'approbations sont nécessaires, la première personne à approuver la commande est un approbateur de niveau un, puis un approbateur de niveau deux, et enfin l'approbateur de niveau trois. La commande n'est pas approuvée tant que les trois approbateurs l'ont approuvée.
Une approbation est nécessaire si le total de votre commande dépasse un certain montant, par exemple. Retirer un article onéreux de votre panier peut vous permettre d'éviter de passer par le processus d'approbation.
Certaines commandes peuvent nécessiter une approbation si vous saisissez un centre de coût particulier ou un code comptable comme méthode paiement.
En outre, un produit que vous commandez peut nécessiter une approbation. Par exemple, certains produits comme les rapports d'entreprise nécessitent un examen et une approbation pour confirmer que leur contenu est correct. D'autres produits peuvent être sujets à une distribution limitée, et requièrent une approbation lorsque vous les commandez. Les approbations sur certains produits ne sont pas liés au prix.
Lorsque vous passez une commande qui nécessite une approbation, la page de confirmation de commande affiche le statut de la commande avec la mention Approbation requise. (La page de confirmation de commande est la dernière étape lorsque vous passez une commande, mais vous pouvez également ouvrir cette page en cliquant sur le numéro de commande dans votre historique de commande.) Vous pouvez cliquer sur Approbation requise sur la page de confirmation de commande pour ouvrir la fenêtre de l'approbation. Ceci vous permet de visualiser pourquoi l'approbation est nécessaire, combien de niveaux d'approbation sont nécessaires, et le statut des approbations. Vous avez également la possibilité de contacter une approbateur par courrier électronique pour demander un suivi du statut de l'approbation.
Remarque : La fenêtre de l’approbation peut inclure plus d’un approbateur au même niveau. Par exemple, trois approbateurs peuvent être de niveau 1. Dans ce cas, un seul approbateur à ce niveau doit approuver (ou décliner) la commande avant de passer au niveau suivant.
Après être passé par le processus d’approbation, vous recevrez un courrier électronique vous informant si votre commande a été approuvée ou déclinée. Si les approbateurs de votre société vérifient les tâches relatives à vos commandes, il se peut qu’un approbateur rejette certaines tâches, mais en approuve d’autres. Lorsque le résultat est à la fois composé de tâches approuvées et refusées dans une commande, l’approbateur peut choisir de rejeter la commande totale ou d’enlever les tâches rejetées dans cette commande et d’y laisser uniquement les tâches approuvées. Selon la raison pour laquelle une commande ou une tâche a été rejeté, vous souhaiterez peut-être passer la commande à nouveau afin qu’elle soit approuvée dès la prochaine tentative.
Remarques :
●Si
certaines tâches d’une commande sont refusées par un approbateur, elles
sont supprimées de manière permanente dans la commande et ne seront pas
répertoriées dans l’ historique
des commandes. Vous devrez donc créer la ou les tâches rejetée(s)
à partir de zéro pour passer une autre commande pour approbation. Les
tâches rejetées seront mentionnées dans l’historique de vos commandes
uniquement si la commande
totale a été rejeté.
●Lorsqu’une
commande nécessite plus d’un niveau d’approbation, vous serez informé(e)
par courrier électronique de l’état de l’approbation après qu’elle soit
arrivée au dernier niveau et que le processus d’approbation est terminé.
Un seul message vous sera envoyé, et non un message par niveau d'approbation.
●Si
vous êtes un approbateur, et que votre commande doit être approuvée, vous
recevrez un courrier électronique, et vous pourrez approuver votre propre
commande.